WebFoundry – Privacybeleid

Artikel 1: Algemeen

WebFoundry BV (hierna "WebFoundry") beschouwt de bescherming van persoonsgegevens als essentieel en wil haar klanten en websitebezoekers maximale controle geven over hun persoonsgegevens. Dit privacybeleid beschrijft welke persoonsgegevens WebFoundry verzamelt, waarom ze verzameld worden, hoe lang ze bewaard worden, hoe ze beveiligd worden en welke rechten je als betrokkene hebt.

Door gebruik te maken van de website of de diensten van WebFoundry erken je dit privacybeleid te hebben gelezen.

Artikel 2: Toepassing

Dit privacybeleid is van toepassing op alle klanten van WebFoundry en op alle bezoekers van de WebFoundry-websites, waaronder webfoundry.be en my.webfoundry.be.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met:

de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (AVG/GDPR);
de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie.

Artikel 3: Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Voor de persoonsgegevens van haar eigen klanten en websitebezoekers treedt WebFoundry op als verwerkingsverantwoordelijke: WebFoundry bepaalt het doel en de middelen van de verwerking.

Onder "persoonsgegevens" wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Wanneer de Klant via de diensten van WebFoundry (zoals hosting, e-mail of databases) zelf persoonsgegevens van eindgebruikers verwerkt, treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke en WebFoundry als verwerker. De Klant is in dat geval zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van de nodige toestemmingen van zijn eindgebruikers en kan met WebFoundry een verwerkersovereenkomst sluiten.

Artikel 4: Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van de dienst kan WebFoundry de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Identificatiegegevens: naam, voornaam, bedrijfsnaam, BTW-nummer;
Contactgegevens: adres, e-mailadres, telefoonnummer;
Financiële gegevens: facturatiegegevens, betaalgegevens;
Accountgegevens: gebruikersnaam, klantnummer, bestelgeschiedenis, supporttickets;
Technische gegevens: IP-adres, browsertype, logbestanden, gegevens over het gebruik van de website en diensten;
Domeingegevens: houdergegevens vereist voor domeinregistratie (bv. bij DNS Belgium).

Artikel 5: Doeleinden en rechtsgronden

WebFoundry verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van één van de volgende rechtsgronden: jouw toestemming, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, of het gerechtvaardigd belang van WebFoundry.

De concrete doeleinden zijn:

het behandelen van aanvragen, offertes en bestellingen;
het leveren, beheren en factureren van de bestelde diensten (hosting, domeinnamen, e-mail, webdesign, e-commerce, SEO);
het verlenen van klantenondersteuning;
het versturen van service- en marketingcommunicatie over eigen producten en diensten (met mogelijkheid tot uitschrijven);
het monitoren en verbeteren van de prestaties en veiligheid van de diensten;
het naleven van wettelijke verplichtingen (o.a. fiscale en boekhoudkundige);
het opmaken van interne analyses en statistieken.

Artikel 6: Beveiliging

WebFoundry neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Deze maatregelen omvatten onder meer: wachtwoordbeveiliging en toegangscontrole, encryptie (SSL/TLS), firewalls, antivirus- en intrusiedetectiesystemen, dagelijkse back-ups en sensibilisering van medewerkers.

In geval van een datalek dat een risico inhoudt voor jouw rechten en vrijheden, zal WebFoundry de bevoegde toezichthoudende autoriteit en, waar wettelijk vereist, de betrokkenen verwittigen.

Artikel 7: Verstrekking van gegevens aan derden

WebFoundry verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Persoonsgegevens kunnen wel gedeeld worden met:

dienstverleners en leveranciers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, zoals registrars en registries voor domeinnamen (bv. DNS Belgium, SIDN, ICANN), SSL-certificaatuitgevers, datacenters en betalingsproviders;
rechtsopvolgers of verbonden vennootschappen, in geval van overdracht van activiteiten;
bevoegde overheids- en gerechtelijke instanties, wanneer WebFoundry daartoe wettelijk verplicht is;
andere derden, uitsluitend met jouw voorafgaande toestemming.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, zorgt WebFoundry ervoor dat een passend beschermingsniveau wordt gegarandeerd overeenkomstig de AVG.

Artikel 8: Jouw rechten als betrokkene

Je beschikt over de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

Recht op inzage: een gratis kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken;
Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
Recht op wissing ("recht op vergetelheid"): je gegevens laten verwijderen wanneer er geen rechtsgrond meer is voor de verwerking;
Recht op beperking van de verwerking;
Recht op bezwaar: tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang, en te allen tijde tegen direct marketing;
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen;
Recht om toestemming in te trekken, zonder afbreuk aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Om deze rechten uit te oefenen, stuur je een verzoek met een bewijs van identiteit naar privacy@webfoundry.be. WebFoundry antwoordt uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek.

Artikel 9: Bewaartermijnen

WebFoundry bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden. Enkele richttermijnen:

Facturatie- en boekhoudgegevens: 7 jaar, conform de fiscale wetgeving;
Klant- en contractgegevens: tot maximaal 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst, voor juridische bewijsvoering;
Technische loggegevens: beperkt in tijd, in functie van veiligheid en probleemopsporing;
Marketinggegevens: tot je je uitschrijft of bezwaar maakt.

Artikel 10: Cookies en website

De WebFoundry-website maakt gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën waarbij informatie op jouw toestel wordt opgeslagen en/of uitgelezen. Functionele cookies (zoals jouw taalvoorkeur) zijn noodzakelijk voor de goede werking van de website. Analytische of marketingcookies worden enkel geplaatst na jouw toestemming.

Je kan cookies steeds verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. De informatie op de website is van algemene aard en louter informatief; toegang tot het klantenportaal vereist een gebruikersnaam en wachtwoord.

Artikel 11: Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je terecht bij:

WebFoundry BV – Data Protection
E-mail: privacy@webfoundry.be
Klantenportaal: my.webfoundry.be

Ben je niet tevreden over de manier waarop WebFoundry met jouw gegevens omgaat, dan kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be).

Artikel 12: Wijzigingen

WebFoundry behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Aanpassingen worden voorafgaand aan hun inwerkingtreding op de website gepubliceerd. We raden aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

Article 1: General

WebFoundry BV (hereinafter "WebFoundry") considers the protection of personal data essential and wants to give its customers and website visitors maximum control over their personal data. This privacy policy describes which personal data WebFoundry collects, why it is collected, how long it is stored, how it is secured and which rights you have as a data subject.

By using the website or services of WebFoundry, you acknowledge having read this privacy policy.

Article 2: Scope

This privacy policy applies to all customers of WebFoundry and to all visitors of the WebFoundry websites, including webfoundry.be and my.webfoundry.be.

The processing of personal data is carried out in accordance with:

the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 of 27 April 2016 (GDPR);
the Belgian Act of 30 July 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data;
the Act of 13 June 2005 on electronic communications.

Article 3: Controller and processor

For the personal data of its own customers and website visitors, WebFoundry acts as controller: WebFoundry determines the purpose and means of the processing.

"Personal data" means: any information relating to an identified or identifiable natural person.

When the Customer itself processes personal data of end users through WebFoundry's services (such as hosting, e-mail or databases), the Customer acts as controller and WebFoundry as processor. In that case, the Customer is responsible for obtaining the necessary consents from its end users and may conclude a data processing agreement with WebFoundry.

Article 4: Which data do we collect?

Depending on the service, WebFoundry may process the following categories of personal data:

Identification data: name, first name, company name, VAT number;
Contact details: address, e-mail address, telephone number;
Financial data: invoicing data, payment details;
Account data: username, customer number, order history, support tickets;
Technical data: IP address, browser type, log files, data about the use of the website and services;
Domain data: registrant data required for domain registration (e.g. with DNS Belgium).

Article 5: Purposes and legal bases

WebFoundry processes personal data exclusively on the basis of one of the following legal grounds: your consent, the performance of a contract, a legal obligation, or the legitimate interest of WebFoundry.

The specific purposes are:

handling requests, quotations and orders;
delivering, managing and invoicing the ordered services (hosting, domain names, e-mail, web design, e-commerce, SEO);
providing customer support;
sending service and marketing communications about our own products and services (with the option to unsubscribe);
monitoring and improving the performance and security of the services;
complying with legal obligations (including tax and accounting obligations);
preparing internal analyses and statistics.

Article 6: Security

WebFoundry takes appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, misuse and unauthorised access. These measures include: password protection and access control, encryption (SSL/TLS), firewalls, antivirus and intrusion detection systems, daily backups and staff awareness.

In the event of a data breach posing a risk to your rights and freedoms, WebFoundry will notify the competent supervisory authority and, where legally required, the data subjects.

Article 7: Disclosure of data to third parties

WebFoundry does not sell personal data to third parties. Personal data may, however, be shared with:

service providers and suppliers necessary for the performance of the agreement, such as registrars and registries for domain names (e.g. DNS Belgium, SIDN, ICANN), SSL certificate issuers, data centres and payment providers;
legal successors or affiliated companies, in the event of a transfer of activities;
competent governmental and judicial authorities, where WebFoundry is legally obliged to do so;
other third parties, exclusively with your prior consent.

When personal data is transferred outside the European Economic Area, WebFoundry ensures that an adequate level of protection is guaranteed in accordance with the GDPR.

Article 8: Your rights as a data subject

You have the following rights with regard to your personal data:

Right of access: request a free copy of the personal data we process about you;
Right to rectification: have inaccurate or incomplete data corrected;
Right to erasure ("right to be forgotten"): have your data deleted when there is no longer a legal basis for the processing;
Right to restriction of processing;
Right to object: to processing based on legitimate interest, and at any time to direct marketing;
Right to data portability: receive your data in a structured, commonly used and machine-readable format;
Right to withdraw consent, without affecting the lawfulness of prior processing.

To exercise these rights, send a request with proof of identity to privacy@webfoundry.be. WebFoundry will respond no later than one month after receipt of the request.

Article 9: Retention periods

WebFoundry does not store personal data longer than necessary for the purposes for which it was collected. Some indicative periods:

Invoicing and accounting data: 7 years, in accordance with tax legislation;
Customer and contract data: up to a maximum of 10 years after termination of the agreement, for legal evidence purposes;
Technical log data: limited in time, for security and troubleshooting purposes;
Marketing data: until you unsubscribe or object.

Article 10: Cookies and website

The WebFoundry website uses cookies and similar technologies whereby information is stored on and/or read from your device. Functional cookies (such as your language preference) are necessary for the proper functioning of the website. Analytical or marketing cookies are only placed with your consent.

You can always delete or block cookies via your browser settings. The information on the website is of a general nature and purely informative; access to the customer portal requires a username and password.

Article 11: Contact

For questions about this privacy policy or the processing of your personal data, please contact:

WebFoundry BV – Data Protection
E-mail: privacy@webfoundry.be
Customer portal: my.webfoundry.be

If you are not satisfied with the way WebFoundry handles your data, you can file a complaint with the Belgian Data Protection Authority (Rue de la Presse 35, 1000 Brussels, contact@apd-gba.be).

Article 12: Changes

WebFoundry reserves the right to amend this privacy policy. Amendments will be published on the website prior to their entry into force. We recommend consulting this privacy policy regularly.